El cumplimiento de la nómina electrónica es una parte fundamental de cualquier empresa, hacerla de manera inadecuada puede dar lugar a sanciones y demoras en los procesos administrativos. Por lo tanto, ten cuidado y evita errores comunes al liquidar la nómina.
La primera y más oportuna forma de evitar errores al liquidar la nómina de tus empleados para ser transmitida electrónicamente y cumplirle a la DIAN con los requerimientos de la Resolución de Nómina electrónica, es invertir en una solución tecnológica que facilite los cálculos inherentes a esta labor. Al registrar novedades por: Horas laboradas, incapacidades, vacaciones, retenciones en la fuente, deducciones, entre otros, en un sistema, preferiblemente en la nube, donde la información estará actualizada y al alcance de las personas involucradas en el proceso.
Mantente al día con las regulaciones laborales y de nómina electrónica
La nómina está sujeta a Leyes, Decretos y Resoluciones que atañen directamente a tu negocio de acuerdo con el Calendario Tributario que expide la DIAN anualmente. Recordemos que mediante la Resolución 0000151 del 10 diciembre de 2021, que busca apoyar a las Pymes, se estableció para aquellos empleadores que tienen entre 1 y 10 empleados, un plazo especial para realizar la primera generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica dentro de los 10 primeros días del mes de marzo de 2022. Ten presente que las leyes y regulaciones pueden cambiar de un año a otro, así que asegúrate de mantenerte actualizado al respecto. En especial en lo que corresponde a:
- Retención en la fuente sobre el impuesto sobre la renta.
- Transmisión de la nómina electrónica a la DIAN en las fechas establecidas, de acuerdo con el número de empleados registrados en tu nómina.
- Calcular de manera debida los devengados y deducciones de nómina.
- Practicar si a lugar la retención en la fuente por renta de acuerdo con el nivel salarial.
Es importante resaltar que, en estos aspectos no hay espacio para errores, pues tu empresa estaría expuesta a recibir multas, sanciones y desconocimiento de costos y gastos por parte de la DIAN en la declaración de renta. Una de las principales ventajas de tener un software en la nube para la nómina electrónica es que estos se mantienen en constante actualización con todos los requerimientos de la DIAN y la UGPP.
Encuentra una solución de nómina electrónica confiable
El uso de un Software de nómina electrónica en tu negocio tiene ventajas logísticas y contribuye a reducir significativamente la cantidad de tiempo y trabajo que tendrías que hacer para completar los registros de tu nómina correctamente.
Uno de los principales beneficios de los software de nómina en la nube, es tener acceso desde cualquier lugar y se actualizan automáticamente, por ejemplo, con Loggro, al ser un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, tendrás la satisfacción garantizada de cumplir con los requerimientos administrativos y adicionalmente contar con el respaldo de expertos que mantendrán al día la configuración del sistema con las obligaciones y parámetros que establece la legislación; asimismo, soporta los requerimientos de información contables, fiscales, laborales, de seguridad social y parafiscales, de los organismos de vigilancia y control.
Automatiza tus flujos de trabajo
Con la entrada en vigencia de la Resolución, por la cual se implementó y desarrolló el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adoptó el anexo técnico para este documento, se hizo imperativo dejar en el pasado el ingreso manual de datos de la nómina.
Implementar un sistema de flujo de trabajo automatizado tiene sentido, en especial, en los procesos que son repetitivos y sujetos a errores humanos.
En el caso concreto de la nómina que implica mantener los flujos de trabajo para cumplir con el pago de los empleados periodo tras periodo; es óptimo valerse de herramientas tecnológicas como el software de nómina electrónica de Loggro que además de ser 100% en la nube tiene la ventaja de no tener que almacenar la información en los equipos de la empresa; adicional a esto, todas las transacciones relacionadas se pueden aprobar, rastrear y verificar a cualquier hora y lugar. La implementación de una solución de este tipo puede mejorar la precisión. Los empleadores que invierten en tecnología no solo eliminan la carga en labores administrativas, sino que crean un enfoque más estratégico para sus negocios.
Establece una política de nómina
Una de las maneras más fáciles de evitar errores en la nómina es crear una política de pago y ponerla en conocimiento de tus empleados para que pueda ser consultada continuamente y así evitar inconvenientes de desinformación. Te sugerimos incluir los siguientes aspectos en esta política:
- Qué parámetros están contemplados en el pago del salario de acuerdo con la legislación colombiana, los empleados deben tener conocimiento para cada periodo liquidado los diferentes conceptos de acuerdo con su tipo de contrato como: salario bruto y neto, bonificaciones, horas extras, auxilios a los que tenga derecho, pagos de seguridad social, primas, vacaciones, entre otros.
- Mantener actualizada la política interna de nómina frente a la normatividad que contempla los incrementos salariales anuales, y los porcentajes de las deducciones que se deben efectuar.
- Cómo trata tu empresa los errores de nómina, como pagos excesivos o insuficientes, y cuáles son las responsabilidades del empleado en esos casos.
Tener una política de nómina mantiene tus procedimientos transparentes tanto para ti como para tus empleados y para los entes de control a los cuales se debe realizar la transmisión de la nómina electrónica en las fechas establecidas.
En conclusión, llevar la nómina de tu empresa sin errores no es un tema complejo, puedes hacerlo mediante un proceso simple aplicando los 5 tips ganadores mencionados anteriormente que al ser aplicados de acuerdo con tu realidad particular contribuirán a que tu negocio maximice su crecimiento.
Si aún no has comenzado con la generación de tu nómina electrónica y estás interesado, te invitamos a conocer la solución integral que Loggro tiene para ti.